MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU                        

1.       MỤC ĐÍCH

2.       PHẠM VI ÁP DỤNG

3.       TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4.       THUẬT NGỮ

5.       NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ quy trình

5.2. Lập danh mục, quản lý hồ sơ

5.3. Xắp xếp bảo quản hồ sơ.

5.4. Huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu

6.       HỒ SƠ

7.       PHỤ LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, sử dụng và huỷ bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh Lào Cai.

Việc thực hiện đúng quy trình này sẽ đảm bảo khoa học, hợp lý mang lại nhiều thuận lợi cho các cán bộ, công chức của Thanh tra tỉnh Lào Cai trong việc khai thác, sử dụng, bảo quản lâu dài

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh Lào Cai.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Sổ tay chất lượng, mục kiểm soát tài liệu, mục kiểm soát hồ sơ (4.2.3)

4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA

Hồ sơ chất lượng: Là bằng chứng của các công việc đã được thực hiện hay những kết quả thu được. Hồ sơ bao gồm các báo cáo, công văn quyết định, kết các biểu mẫu sau khi đã sử dụng, hồ sơ được hình thành trong quá trình tiến hành các cuộc thanh tra kinh tế xã hội, giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo. …

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ

5.2. Diễn giải lưu đồ; lập danh mục quản lý các hồ sơ:

- Trưởng các phòng nghiệp vụ chỉ đạo chuyên viên liên quan đến hồ sơ xác định hồ sơ cần lưu trữ; Chuyên viên có liên quan đến hồ sơ xắp xếp hồ sơ theo quy định ( BM.TT.05.01); Trưởng phòng nghiệp vụ rà soát lại hồ sơ, giao cho chuyên viên đưa vào lưu trữ bảo quản tại phòng theo quy định; Hết thời hạn lưu tại phòng nộp về bộ phận lưu trữ của cơ quan.

      - Chánh Văn phòng – Tổng hợp; Lãnh đạo cơ quan và cán bộ lưu trữ của cơ quan xác định thời hạn, thời hiệu lưu trữ và xin hủy các tài liệu đã hết hạn theo quy định ( BM.TT.05.02)

5.3. Sắp xếp, bảo quản hồ sơ.

      5.3.1 Hồ sơ cần được lưu trong các cặp (file), trên các cặp phải có thông tin để nhận biết, thông tin này

      5.3.2 Các cặp hồ sơ cần có tủ hoặc giá để lưu trữ, cần có biện pháp bảo quản để đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát.

      Hồ sơ cho mượn phải có sổ theo dõi.

      5.3.3 Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắp xếp trong cặp hồ sơ có thể theo trình tự thời gian, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo vần chữ cái (a, b, c) v.v...  cán bộ lưu trữ phải xác định cách sắp xếp cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc hồ sơ dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết.

5.4.  Huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu:         

5.4.1 Các hồ sơ, tài liệu sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định của Chính phủ, từng loại tài liệu (Qui trình, hướng dẫn) tương ứng sẽ được xem xét huỷ bỏ.

      5.4.2 Việc rà soát, huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành vào tháng 12 hàng năm.

      5.4.3 Trưởng phòng nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm  xác định  thời gian lưu trữ các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ (nếu thấy cần thiết).

      5.4.4. Cán bộ lưu trữ xem xét, phân loại các hồ sơ đã hết hạn cần huỷ bỏ và ghi vào biên bản huỷ hồ sơ chất lượng theo biểu mẫu BM.TT.05.02.

     5.4.5. Báo cáo Lãnh đạo, Chánh Văn phòng – tổng hợp thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu.

     5.4.6. Tài liệu có thể được huỷ bỏ bằng cách xé vụn (bằng tay hoặc bằng máy), đốt hoặc sử dụng vào các mục đích khác.

6. HỒ SƠ

      Hồ sơ của quy trình này là toàn bộ các văn bản do cơ quan sản sinh  ra và được hình thành từ các Đoàn thanh tra, kiểm tra các Đoàn giải quyết đơn thư hàng năm của cơ quan thanh tra, những hồ sơ, tài liệu không thuộc danh mục nộp vào lưu trữ Quốc gia.

7. PHỤ LỤC.

      Danh mục hồ sơ chất lượng: BM.TT.05.01

      Biên bản huỷ hồ sơ hết hạn lưu trữ: BM.TT.05.02