MỤC LỤC
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
1. MỤC ĐÍCH
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
4. THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1. Lưu đồ quy trình
5.2. Diễn giải lưu đồ
6. HỒ SƠ
7. PHỤ LỤC
|
Trách nhiêm |
Soạn thảo |
Kiểm tra |
Phê duyệt |
|
Họ tên |
Trần Thị Kim Sơn |
Phan Đăng Toàn |
Phạm Đình Chương |
|
Chữ ký |
|
|
|
|
Chức vụ |
Phó Chánh Văn phòng |
Phó Chánh Thanh tra |
Chánh Thanh tra |
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
|
Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung |
Vị trí |
Mô tả nội dung |
Lần ban hành/sửa đổi |
Ngày ban hành |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. MỤC ĐÍCH
Quy định trách nhiệm và cách thức tiến hành các biện pháp khắc phục, phòng ngừa để giải quyết các vấn đề tồn tại, tiềm ẩn trong quá trình hoạt động và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng hoặc những đề xuất cải tiến nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh Lào Cai ( sau đây gọi tắt là Thanh tra tỉnh).
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng trong các phòng chuyên môn thuộc Thanh tra tỉnh liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng khi thực hiện các hoạt động sau:
- Kiểm soát và xử lý những vấn đề không phù hợp.
- Đề xuất các biện pháp và thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- ISO 9001:2008, mục 8.5
- Sổ tay chất lượng - Mục đo lường phân tích và cải tiến (8.5).
- Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ (QT.TT.03)
- Hành động khắc phục: là công việc phân tích nguyên nhân, đề ra và thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại đã xảy ra, nhằm đảm bảo các tồn tại đó không bị tái diễn.
- Hành động phòng ngừa: là công việc phân tích nguyên nhân, đề ra và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa những tồn tại có thể xảy ra trong tương lai.
- Thực hiện đề xuất cải tiến: là việc thực hiện các ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.
|
|
|
|
|
|
|
|
Phát hiện vấn đề không phù hợp
|
|
|
|
|
Xử lý tại Đơn vị theo
quy định
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Ghi yêu cầu khắc phục, phòng ngừa
- Cập nhật vào sổ theo dõi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kiểm tra việc thực hiện
|
|
|
|
|
Đạt
|
|
|
|
|
Lưu hồ sơ
|
|
5.2 Mô tả lưu đồ
Khi xuất hiện vấn đề không phù hợp trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ có liên quan ghi nhận vào sổ theo dõi theo biểu mẫu BM.TT.04.01.
Trưởng đơn vị xem xét, chỉ đạo giải quyết theo thẩm quyền và báo cáo BCĐ xem xét, giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Thanh tra tỉnh.
Hành động phòng ngừa là việc xác định và loại bỏ nguyên nhân của hiện tượng không phù hợp chưa xảy ra.
Việc xác định yêu cầu từ các nguồn thông tin sau:
- Kết quả xem xét của lãnh đạo;
- Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ;
- Thông tin phản hồi của khách hàng;
- Thông qua thu thập, phân tích thông tin, dữ liệu.
Các yêu cầu thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa theo chỉ đạo của Chánh thanh tra hay ĐDLĐ sẽ được Thư ký BCĐ ghi vào phần thứ nhất biểu mẫu BM.TT.04.02 và chuyển cho đơn vị thực hiện. Thư ký BCĐ ISO cập nhật vào Sổ theo dõi thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa theo biểu mẫu BM.TT.04.03.
5.2.5.+ 5.2.6. Phân tích nguyên nhân, đề ra biện pháp và thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
Các đơn vị có trách nhiệm xác định nguyên nhân, đề ra các biện pháp xử lý và định rõ thời gian hoàn thành việc thực hiện biện pháp khắc phục, phòng ngừa theo yêu cầu trên phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa tại phần thứ 2 của BM.TT.04.02. Trường hợp cần nhiều thời gian hơn so với thời hạn hoàn thành để thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, Trưởng đơn vị thực hiện phải báo cáo và được sự chấp thuận của ĐDLĐ.
Sau khi thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, Đơn vị thực hiện phải báo cáo biện pháp khắc phục, phòng ngừa đã thực hiện cho ĐDLĐ biết để theo dõi chỉ đạo.
Căn cứ vào hồ sơ hành động khắc phục, phòng ngừa nhận được, ĐDLĐ phân công cán bộ, công chức kiểm tra lại việc thực hiện theo biện pháp đề ra của đơn vị thực hiện để đảm bảo các biện pháp này được thực hiện có hiệu quả.
Trường hợp đạt yêu cầu thì người kiểm tra ký xác nhận vào Yêu cầu khắc phục, phòng ngừa ở phần thứ 3 của BM.TT.04.02. Nếu đơn vị thực hiện chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt yêu cầu, người kiểm tra phải báo cáo lại ĐDLĐ để có biện pháp xử lý.
Sau khi biện pháp khắc phục phòng ngừa đã được thực hiện có hiệu quả, ĐDLĐ/Thư ký BCĐ cần xem xét cập nhật biện pháp thực hiện vào hệ thống văn bản của Thanh tra tỉnh nếu thấy cần thiết.
5.2.9. Thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
- Trưởng các phòng được phân công thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến phải giao cho người có trách nhiệm thực hiện theo đúng thời hạn được giao.
- Trong quá trình thực hiện, người được phân công có thể phối hợp với các phòng khác để các biện pháp được thực hiện một cách có hiệu lực. Trưởng các phòng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo kết quả lên Đại diện lãnh đạo để có biện pháp xử lý tiếp theo nếu chưa đạt yêu cầu.
5.2.10. Theo dõi các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
- Sau khi các hoạt động khắc phục đã được thực hiện, Đại diện lãnh đạo tổ chức kiểm tra lại kết quả, lưu các bằng chứng trong quá trình thực hiện biện pháp và ghi vào Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
- Định kỳ hàng tháng, trưởng các phòng có trách nhiệm tập hợp các Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến và Sổ theo dõi các phiếu báo cáo không phù hợp chuyển Đại diện lãnh đạo xem xét.
5.2.11. Lưu hồ sơ: theo mục 6
6. LƯU TRỮ
- Toàn bộ các hồ sơ liên quan trong quá trình thực hiện đều do trưởng các phòng và Đại diện lãnh đạo lưu trong 3 năm
- Ghi chú: phương pháp ghi số thứ tự cho Phiếu yêu cầu hành động khắc phục (NC): XX/YY/ZZ/TT…
Trong đó - XX: số thứ tự của báo cáo sự không phù hợp (từ 01 - 99)
- YY: số thứ tự của đợt đánh giá (từ 01 trở đi)
- ZZ : ghi 2 chữ số cuối cùng của năm
- TT…: tên viết tắt phòng chuyên môn
- BM.TT.04.01: Sổ theo dõi xử lý các vấn đề không phù hợp.
- BM.TT.04.02: Yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến
- BM.TT.04.03: Sổ theo dõi thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.