MỤC LỤC

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1.       MỤC ĐÍCH

2.       PHẠM VI ÁP DỤNG

3.       TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4.       THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA, CHỮ VIẾT TẮT

5.       NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ quy trình;

5.2. Diễn giải lưu đồ

6.       HỒ SƠ CẦN LƯU

7.       PHỤ LỤC

 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1. MỤC ĐÍCH

Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của Thanh tra tỉnh Lào Cai (sau đây gọi tắt là Thanh tra tỉnh) nhằm duy trì và cải tiến HTQLCL của cơ quan Thanh tra tỉnh.

2.    PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả các cuộc đánh giá nội bộ theo kế hoạch và các cuộc đánh giá đột xuất HTQLCL của Thanh tra tỉnh do đội ngũ đánh giá viên của Thanh tra tỉnh tổ chức thực hiện.

3.    TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Sổ tay chất lượng, mục 8.2.2 đánh giá nội bộ.

- Tiêu chuẩn TCVN 9001:2008, mục 8.2.2 đáng giá nội bộ.

4.    THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

            - Đánh giá: là quá trình xem xét có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản làm bằng chứng và xem xét đánh giá một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đã thoả thuận.

            Chú thích - Đánh giá nội bộ, đôi khi được gọi là đánh giá của bên thứ nhất, được tổ chức (hoặc mang danh tổ chức) tự tiến hành đối với các mục đích nội bộ và có thể làm cơ sở cho việc tự công bố sự phù hợp của tổ chức.

            - Chuẩn mực đánh giá: Tập hợp các chính sách, thủ tục hay yêu cầu được xác định là gốc so sánh.

            - Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ, việc trình bày về sự kiện hay thông tin khác liên quan đến các chuẩn mực đánh giá và có thể kiểm tra xác nhận.

            - Phát hiện khi đánh giá: Kết quả của việc xem xét đánh giá, các bằng chứng đánh giá thu thập được so với chuẩn mực đánh giá.

Chú thích: Phát hiện khi đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với chuẩn cứ đánh giá, hoặc cơ hội cải tiến.

Chánh Thanh tra tỉnh                  :           CTT

Phó Chánh thanh tra                   :           PCTT

Chánh Văn phòng                       :           CVP

Đại diện lãnh đạo                       :           ĐDLĐ

Ban chỉ đạo                               :           BCĐ

Thanh tra viên                           :           TTV

Cán bộ, công chức                      :           CBCC

Hệ thống quản lý chất lượng        :           HTQLCL

Đánh giá nội bộ                          :           ĐGNB

Đánh giá chất lượng nội bộ          :           ĐGCLNB

Khắc phục, phòng ngừa              :           KPPN

Sổ tay chất lượng                       :           STCL

Quy trình                                   :           QT

Biểu mẫu                                   :           BM

            Hồ sơ                                        :           HS

Văn phòng, các phòng, các bộ phận trong Thanh tra tỉnh: Đơn vị.

  5.NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ quy trình

            5.2. Diễn giải lưu đồ:

            5.2.1.Thanh tra tỉnh tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ 2 lần/năm và có thể tổ chức các cuộc đánh giá đột xuất để đánh giá từng phần hoặc toàn bộ các hoạt động của hệ thống khi Chánh thanh tra yêu cầu.

Vào tháng 12 hàng năm, Đại diện lãnh đạo về chất lượng xây dựng Kế hoạch đánh giá nội bộ cho năm sau theo biểu mẫu BM.TT.03.01 và trình lên Chánh thanh tra phê duyệt. Kế hoạch đánh giá nội bộ phải nêu ra những đơn vị được đánh giá, các hoạt động cần đánh giá và thời gian dự kiến.

5.2.2. Căn cứ vào Kế hoạch trên, Thư ký Ban ISO giúp Đại diện lãnh đạo xác định thời gian, dự kiến Đoàn đánh giá vào mẫu “Thông báo đánh giá” theo biểu mẫu BM.TT.03.02 và trình Chánh thanh tra phê duyệt.

Việc lựa chọn thành viên Đoàn đánh giá dựa trên cơ sở đã được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và các hoạt động của cơ quan Thanh tra tỉnh.

5.2.3. Kế hoạch đánh giá nội bộ phải được Lãnh đạo Thanh tra tỉnh phê duyệt và Thư ký Ban ISO phải thông báo cho các cá nhân, đơn vị liên quan trước 1 tuần để phối hợp thực hiện.

5.2.4. Chuẩn bị đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá lập chi tiết Chương trình đánh giá theo mẫu BM.TT.03.03 trình lên Đạo diện lãnh đạo về chất lượng phê duyệt trước khi diễn ra cuộc đánh giá 03 ngày. Kế hoạch phải nêu đầy đủ các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng và được gửi đến các đơn vị được đánh giá.

Khi phân công nhiệm vụ cho các đánh giá viên, cần lưu ý phải tuân theo nguyên tắc: người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến lĩnh vực được đánh giá.

Từng thành viên đoàn đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:

            - Xem xét tài liệu, tìm hiểu hoạt động về lĩnh vực được đánh giá.

            - Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu cần.

            - Chuẩn bị phiếu ghi chép.

* Thực hiện đánh giá cuộc đánh giá nội bộ

5.2.5. Họp triển khai cuộc đánh giá

Thành phần dự họp bao gồm: Lãnh đạo Thanh tra tỉnh, Đoàn đánh giá và đại diện bên được đánh giá. Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh thanh tra được ủy quyền) chủ trì cuộc họp với những nội dung sau:

            - Giới thiệu thành phần Đoàn đánh giá.

            - Thống nhất mục đích, phạm vi, kế hoạch và phương pháp đánh giá.

            - Yêu cầu bên được đánh giá cử người tham gia.

5.2.6. Tiến hành đánh giá

- Việc đánh giá được tiến hành trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, hệ thống các văn bản và quy định của Thanh tra tỉnh.

- Các chuyên gia thực hiện đánh giá theo kế hoạch đã lập và thông qua việc phỏng vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu; sau đó, so sánh kết quả thực hiện với các chuẩn mực của Hệ thống quản lý chất lượng. Nội dung các phát hiện đánh giá được ghi tóm tắt vào Phiếu đánh giá (BM.TT.03.04).

- Đánh giá được tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, nhưng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống.

- Các điểm không phù hợp cần phải được được xem xét, thảo luận, thống nhất trong Đoàn đánh giá để tránh sự trùng lặp hoặc bất đồng ý kiến. Trên cơ sở thống nhất đó, Trưởng đoàn đánh giá tiến hành viết Báo cáo chung cho cả nhóm.

5.2.7. Lập báo cáo đánh giá tổng hợp

Kết thúc hoạt động đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá chủ trì họp Đoàn đánh giá. Trên cơ sở các báo cáo, thảo luận của các đánh giá viên trong nhóm, Trưởng đoàn đánh giá chịu trách nhiệm lập Báo cáo đánh giá tổng hợp theo BM.TT.03.05 phục vụ cuộc họp kết thúc.

5.2.8. Họp kết thúc cuộc đánh giá

- Thành phần tham dự họp kết thúc cuộc đánh giá tương tự họp triển khai.

- Trưởng đoàn đánh giá nêu kết quả chung của cuộc đánh giá.

- Từng đánh giá viên trình bày báo cáo đánh giá, nêu rõ các điểm không phù hợp tại các đơn vị đã đánh giá và nêu ý kiến về cách khắc phục (nếu cần).

- Các đơn vị liên quan nêu ý kiến về các điểm không phù hợp tại đơn vị mình (nếu có).

- Lãnh đạo Thanh tra tỉnh nêu ý kiến chỉ đạo và kết luận cuộc họp.

5.2.9.  Lập kế hoạch thực hiện và kiểm tra các hành động khắc phục

+) Lập hồ sơ đánh giá:

Chậm nhất sau 3 ngày, Trưởng đoàn đánh giá phải lập hồ sơ đánh giá với những văn bản sau:

- Kế hoạch đánh giá theo từng lần;

- Báo cáo đánh giá tổng hợp;

- Phiếu đánh giá;

- Tất cả các Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa.

+) Trên cơ sở báo cáo các điểm không phù hợp, Chánh thanh tra hoặc Đại diện lãnh đạo xem xét, quyết định những vấn đề cần phải khắc phục, phòng ngừa.

Việc khắc phục, phòng ngừa được thực hiện theo Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục, phòng ngừa sai lỗi theo quy trình QT.TT.04.

Nội dung công việc thực hiện cụ thể như sau:

- Đại diện lãnh đạo gửi Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa theo biểu mẫu BM.TT.04.02 cho các đơn vị cần phải khắc phục, phòng ngừa để yêu cầu thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.

- Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm lập Kế hoạch hành động khắc phục, phòng ngừa và ghi vào phần 2 của Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa (BM.TT.04.02) trình Đại diện lãnh đạo phê duyệt. Kế hoạch hành động khắc phục phải bao gồm 3 nội dung chính:

- Nguyên nhân sự không phù hợp;

- Biện pháp xử lý đối với những sự không phù hợp hiện thời;

- Biện pháp loại trừ nguyên nhân của sự không phù hợp;

- Trưởng đơn vị nộp bản gốc Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa (BM.TT.04.02) cho Lãnh đạo Thanh tra tỉnh lưu giữ, một bản phôtô để triển khai.

- Sau khi thực hiện xong, Trưởng đơn vị phải báo cáo kết quả thực hiện với Đại diện lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo và Thư ký BCĐ theo dõi, kiểm tra việc thực hiện hoạt động KPPN và ghi vào phần 3 của Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa (BM.TT.04.02)

- Đối với các hành động chưa đạt yêu cầu, cán bộ kiểm tra phải lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa mới (BM.TT.04.02).

Trình tự xử lý phiếu này được thực hiện theo đúng Quy trình hoạt động khắc phục, phòng ngừa QT.TT.04.

5.2.10. Lưu hồ sơ:  Theo quy định tại mục 6 của quy trình này.

6.    HỒ SƠ:

- Kế hoạch đánh giá năm

- Chương trình đánh giá

- Báo cáo đánh giá tổng hợp

- Các hồ sơ này do Lãnh đạo/Thư ký Ban chỉ đạo ISO lưu giữ trong thời gian 2 năm.

7. PHỤ LỤC

            - BM.TT.03.01:            Kế hoạch đánh giá năm

            - BM.TT.03.02:            Thông báo đánh giá

            - BM.TT.03.03:            Chương trình đánh giá từng lần

            - BM.TT.03.04:            Phiếu đánh giá

            - BM.TT.03.05:            Báo cáo đánh giá tổng hợp.