Qua công tác thanh tra nắm bắt được những kết quả đã đạt được, đồng thời phát hiện những vướng mắc, khó khăn, những sai phạm của đơn vị, để có biện pháp hữu hiệu trong quá trình quản lý với mục đích không ngừng nâng cao hiệu quả trong việc thực thi pháp luật của tổ chức và công dân.

Để thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước trong lĩnh vực tư pháp, căn cứ  nhiệm vụ được giao và tình hình thực tế của địa phương, hàng năm Thanh tra sở đều xây dựng kế hoạch trình Giám đốc sở phê duyệt. Trong  Kế hoạch luôn chú trọng tập trung đến các cuộc thanh tra thuộc lĩnh vực chứng thực và đăng ký hộ tịch của UBND các xã  nhất là các xã thuộc vùng II, vùng III, có điều kiện kinh tế - xã hội còn khó khăn, nhận thức về pháp luật của một bộ phận nhân dân còn hạn chế. Chỉ tính từ ngày 01/01/2014 đến 31/8/2015, Thanh tra sở đã tổ chức triển khai được 8 cuộc, tại 8 xã trong tỉnh bao gồm: xã Phong Niên, Thái Niên của huyện Bảo Thắng, xã Hòa Mạc, Khánh Yên Hạ của huyện Văn Bàn, xã Long Khánh của huyện Bảo Yên, xã Cán Hồ của huyện Si Ma Cai, xã Sử Pán của huyện Sa Pa, xã Bảo Nhai của huyện Bắc Hà.

Kết quả thanh tra cho thấy, cấp ủy, chính quyền các xã đã triển khai thực hiện tương đối tốt các quy định của pháp luật trong lĩnh vực chứng thực, hộ tịch đáp ứng được các nhu cầu của nhân dân, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Về đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch: Hiện nay UBND các xã đã bố trí 02 công chức Tư pháp có trình độ từ trung cấp luật trở lên, cơ sở vật chất,  phương tiện làm việc tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao.

Về hoạt động chứng thực, hộ tịch: Qua việc trực tiếp kiểm tra hồ sơ, sổ sách lưu tại các xã được thanh tra cho thấy, UBND đã triển khai thực hiện đúng thẩm quyền, trong  các việc: đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận nuôi con nuôi, thay đổi, cải chính hộ tịch xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và trong việc chứng thực các hợp đồng giao dịch dân sự liên quan đến quyền của người sử dụng đất. Về trình tự thủ tục cơ bản đã được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân, đã góp phần đưa chính sách pháp luật vào cuộc sống, nhằm ổn định tình hình an ninh, chính trị tại địa phương, phục vụ và đáp ứng các nhu cầu hợp pháp, chính đáng của nhân dân.

Về hồ sơ, sổ sách được lưu đầy đủ và được bảo bảo quản cẩn thật, sắp xếp khoa học: một số xã đã lập các danh mục giấy tờ cần thiết để lưu trong hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, thống kê, tổng hợp số liệu, công tác báo cáo, luôn đuọc thực hiện đúng quy định, đảm bảo thời hạn, chất lượng theo yêu cầu . 

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện UBND các xã còn có những sai phạm cần khắc phục như sau:  

Về thủ tục, trong hồ sơ lưu còn thiếu một số các giấy tờ để làm căn cứ cho việc đăng ký khai sinh (giấy chứng sinh hoặc bản cam đoan về việc sinh); đăng ký kết hôn (thiếu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong trường hợp công dân có hộ khẩu thường trú, tạm trú ở nơi khác); một số trường hợp cán bộ còn nhầm lẫn giữa thay đổi và cải chính hộ tịch đã làm ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị của giấy tờ hộ tịch, ảnh hưởng đến quyền lợi ích của người dân. 

Trong lĩnh vực chứng thực: Hồ sơ lưu còn thiếu một trong các giấy tờ như: phiếu yêu cầu chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân của những người tham gia giao kết hợp đồng, giấy chứng nhận người đại diện cho hộ gia đình, bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chữ ký tắt của các bên tham gia hợp đồng, của người có thẩm quyền chứng thực vào từng trang hợp đồng, có trường hợp trong hộ gia đình có người bị mất, chưa thực hiện việc chia thừa kế đã thực hiện hợp đồng cho tặng. Thiếu chữ ký hoặc văn bản thể hiện ý chí của các thành viên trong hộ gia đình có từ 15 tuổi trở lên trong hợp đồng thế chấp hoặc chuyển nhượng... Mặc dù các sai phạm trên chưa gây ra hậu quả xấu nhưng các xã cần nghiêm túc rút kinh nghiệm. Thông qua bản kết luận, Giám đốc Sở Tư pháp đã chi đạo các đơn vị có sai phạm cần phải nghiêm túc kiểm điểm, khắc phục những sai phạm trong thời gian tới. Kiến nghị UBND các xã cần chú trọng đến công tác cán bộ và tăng cường thêm cơ sở vật chất phương tiện để phục vụ cho các tác tư pháp tại địa phương. Chỉ đạo các phòng tư pháp tăng cường công tác kiểm tra, tập huấn nghiệp vụ cho các bộ tư pháp xã.

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ quản lý Nhà lý Nhà nước trong lĩnh vưc tư pháp, trong thời gian tới Thanh tra sở tiếp tục xây dựng kế hoạch thanh tra các hoạt động thuộc thẩm quyền của Giám đốc sở, trong đó tiếp tục chú trọng đến công tác hộ tịch, chứng thức của UBND các xã nhằm giúp cho UBND cấp xã và các cán bộ tư pháp xã tiếp tục nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, đặc biệt là công tác chứng thực các hợp đồng, giao dịch dân sự có liên quan đến quyền của người sử dụng đất, UBND các xã cần phải thực hiện trình tự thủ tục chặt chẽ hơn nữa, để hạn chế đến mức thấp nhất những tranh chấp có thể xẩy ra tại địa phương./